Hinweisgebersystem

Unser Compliance Hinweisgebersystem bietet allen Mitarbeitern, Geschäftspartner, Lieferanten und deren Mitarbeitern sowie sonstige Dritten mit beruflichem Kontext einen vertraulichen Kommunikationskanal für Anfragen oder Hinweise zu Compliance Fragestellungen.

Das Meldesystem steht offen für Anfragen oder Hinweise zu Compliance Fragestellungen, die unter anderem die Themen Menschenrechte, Umwelt- und Klimaverstöße, Arbeitssicherheit und -gesundheit, Korruption, Kartellverstöße, Geldwäsche und Datenschutz betreffen.

Betreut wird das Meldesystem durch unsere externe Vertrauensperson Herr Dr. Burmeister-Bießle. Herr Dr. Burmeister-Bießle ist Richter und Volljurist und steht Ihnen als vertraulicher Ansprechpartner unter folgender Kontaktmöglichkeit zur Verfügung:

E-Mail: jrburmeister@me.com

Wird ein (vermuteter) Verdachtsfall im guten Glauben gemeldet, hat der Hinweisgeber – unabhängig davon, ob sich der Verdacht letztendlich bestätigt oder nicht – keinerlei Nachteile zu befürchten, es sei denn, solche Hinweise wären in offenkundig verleumderischer Weise erfolgt. Es werden insbesondere keine Vergeltungsmaßnahmen oder Diskriminierung geduldet.

FAQ:

Was kann gemeldet werden?

Hinweisgeber können Anfragen zu Compliance Richtlinien und - Fragestellungen richten oder Hinweise auf Sachverhalte geben, die auf mögliche Regelverletzungen oder Unredlichkeiten (z. B. Korruption, Verletzung von Menschenrechten oder Umweltvorschriften) durch das Unternehmen oder dessen Mitarbeiter hinweisen, ebenso auf Schwächen im Verfahren, bislang nicht erkannte Risikofelder oder Verbesserungsmöglichkeiten.

Was geschieht mit meiner Anfrage oder meinem Hinweis?

Ihre Anfrage oder Ihr Hinweis geht zunächst unserer externen Vertrauensperson ein.
Diese wird zunächst beurteilen,

• ob es sich um eine Beratungsfrage handelt, die sofort beantwortet werden kann und Ihnen eine entsprechende Antwort auf dem von Ihnen gewählten Kommunikationsweg zukommen lassen. Im Einzelfall kann es erforderlich sein, dass unsere Vertrauensperson weitere Nachfragen stellt, um Ihre Frage richtig verstehen und beantworten zu können.
• ob es sich um einen Hinweis auf mögliches Fehlverhalten, Schwachstellen oder Verbesserungsmöglichkeiten handelt, der weiter untersucht werden muss. Unsere Vertrauensperson wird in Übereinstimmung mit den hierfür im Unternehmen vorgesehenen Verfahren die zweckdienlichen weiteren Maßnahmen veranlassen. In diesem Fall erhalten Sie zunächst nur eine Eingangsbestätigung; diese erhalten Sie innerhalb von 7 Tagen nach Eingang ihrer Meldung.

Wie bin ich geschützt, wenn ich einen Hinweis gebe oder eine Anfrage mache?

Ihre Meldung wird von unserer Vertrauensperson vertraulich behandelt. Wesentlich für die Akzeptanz des Hinweisgeberschutzsystems ist ein wirksamer Schutz der Identität der Hinweisgebenden und sämtlicher von einer Meldung betroffenen Personen. Die Identität darf dabei grundsätzlich nur den jeweils für die Bearbeitung einer Meldung zuständigen Personen bekannt gegeben werden („Need-to-Know“ Prinzip“).

Müssen Sie mit Nachforschungen aufgrund Ihrer Anfrage oder des Hinweises rechnen?

Ja.

Das Unternehmen ist verpflichtet, allen behaupteten Compliance-Verstößen in angemessener Weise nachzugehen. Deshalb werden bei Hinweisen auf Fehlverhalten, Schwachstellen oder Verbesserungsmöglichkeiten, ggf. auch bei Beratungsanfragen, die erforderlichen Überprüfungen vorgenommen. Ansonsten würde Ihr Hinweis ins Leere gehen.

Was muss ich tun, wenn ich ein persönliches Treffen wünsche?

Wenn Sie ein persönliches Treffen wünschen, schreiben Sie es bitte ausdrücklich in Ihre Meldung, damit unsere Vertrauensperson sich mit Ihnen zur Abstimmung der Einzelheiten in Verbindung setzen kann. Bitte beschreiben Sie kurz in dem Eingabefeld, wo und auf welche Weise ein persönliches Treffen mit Ihnen möglich ist.

Was ist, wenn sich meine Frage oder mein Hinweis auf einen Sachverhalt beziehen, bei dem ich selbst gegen Regeln verstoßen oder unredlich gehandelt habe?

Wenn Ihre Frage oder Ihr Hinweis zur Aufdeckung eines Regelverstoßes dazu führen sollte, dass Sie sich selbst belasten, schützt Sie das nicht vor den dann angemessenen arbeitsrechtlichen Maßnahmen oder gegebenenfalls auch strafrechtlichen Folgen. Bei der Entscheidung hierüber kann aber der Beitrag berücksichtigt werden, den jemand durch seine eigenen Informationen selbst zur Aufklärung von Regelverstößen und zur Verhinderung weiterer Risiken geleistet hat.

Können Dritte, wie z.B. externe Ermittlungsbehörden Einsicht in Ihre Anfrage oder Hinweis oder in das Ergebnis weiterer Recherchen nehmen?

Ja.

Staatliche Behörden haben im Rahmen ihrer Ermittlungsbefugnisse Zugriff auf alle im Unternehmen vorhandenen Informationen. Diese können im Rahmen von Ermittlungsverfahren aufgrund richterlicher Beschlüsse die Herausgabe sämtlicher Unterlagen verlangen, die im Unternehmen zu einem bestimmten Vorfall vorhanden sind und auch Durchsuchungshandlungen vornehmen. Hierzu gehören im Einzelfall auch die im Hinweisgebersystem zu einem bestimmten Vorgang vorhandenen Informationen.

Wird meine Anfrage oder mein Hinweis gespeichert?

Ja.

Die von Ihnen gemachten Mitteilungen werden entsprechend der gesetzlichen Vorgaben gespeichert und erst nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gelöscht. Näheres entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen.

Erhalte ich eine Rückmeldung über Folgemaßnahmen aufgrund meiner Mitteilung?

Ja.

Innerhalb von drei Monaten nach Ihrer Meldung erhalten Sie eine Information über etwaige Folgemaßnahmen und die Gründe für die Durchführung dieser Folgemaßnahmen. Die Rückmeldung erfolgt jedoch nur, sofern diese Rückmeldung keine laufende Ermittlung berührt/behindert oder Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, nicht beeinträchtigt werden.